Guía Completa de IKOMCRM

Bienvenido a la documentación completa de IKOMCRM. Esta guía te llevará paso a paso por todas las funcionalidades de la plataforma, desde la configuración inicial hasta técnicas avanzadas de automatización.

1. Configuración Inicial

Antes de comenzar a trabajar con tus contactos y oportunidades, es importante configurar correctamente tu cuenta:

1.1 Información de la Empresa

Completa los datos básicos de tu empresa:

1. Ve a Configuración → Empresa
2. Completa los campos:
   • Nombre de la empresa
   • Dirección completa
   • Teléfono y email de contacto
   • Sube tu logotipo (recomendado: 200x200px, PNG o JPG)
   • Configura tu moneda predeterminada
   • Selecciona tu zona horaria
3. Haz clic en Guardar

1.2 Configurar el Pipeline

El pipeline es el embudo de ventas donde gestionarás tus oportunidades. Personaliza las etapas según tu proceso:

1. Ve a Configuración → Pipeline
2. Verás las etapas predeterminadas
3. Puedes agregar, renombrar o eliminar etapas según tu proceso de ventas
4. Define la probabilidad de cierre para cada etapa

1.3 Agregar Usuarios y Equipos

Si trabajas en equipo, invita a tus colaboradores:

1. Ve a Configuración → Usuarios
2. Haz clic en + Invitar Usuario
3. Ingresa email, nombre y asigna un rol
4. El usuario recibirá un email de invitación

Roles Disponibles:

• Administrador: Acceso total incluyendo configuración y facturación
• Gerente: Gestiona equipos, ve todos los datos, genera reportes
• Vendedor: Gestiona sus propios contactos y oportunidades
• Solo Lectura: Ve información pero no puede editar

1.4 Importar Datos

Si ya tienes contactos en otro sistema, impórtalos fácilmente:

1. Prepara un archivo CSV o Excel con tus datos
2. Ve a Contactos → Importar
3. Selecciona tu archivo
4. Mapea las columnas de tu archivo con los campos de IKOMCRM
5. Revisa la vista previa y confirma la importación

2. Gestión de Contactos

Los contactos son el corazón de tu CRM. Aquí aprenderás a gestionarlos eficientemente.

2.1 Crear un Contacto

Existen varias formas de agregar contactos:

Método 1: Manual

1. Ve a Contactos en el menú principal
2. Haz clic en + Nuevo Contacto
3. Completa la información:
   • Nombre: Nombre completo del contacto
   • Email: Email principal (campo único)
   • Teléfono: Número de contacto
   • Empresa: Empresa donde trabaja
   • Cargo: Posición en la empresa
   • Dirección: Ubicación física
4. Agrega etiquetas para categorizar
5. Asigna a un vendedor responsable
6. Haz clic en Guardar

Método 2: Desde Email

Si tienes integrado tu email, puedes crear contactos directamente desde los mensajes recibidos haciendo clic en "Agregar a CRM" en cualquier email.

Método 3: Formularios Web

Crea formularios de captura que puedes insertar en tu sitio web. Los contactos se agregarán automáticamente cuando alguien complete el formulario.

2.2 Segmentación de Contactos

Organiza tus contactos en grupos inteligentes para campañas dirigidas:

1. Ve a Contactos → Segmentos
2. Haz clic en + Nuevo Segmento
3. Define criterios de filtrado:
   • Ubicación geográfica
   • Industria o sector
   • Tamaño de empresa
   • Etapa en el pipeline
   • Nivel de interacción
   • Campos personalizados
4. El segmento se actualiza automáticamente cuando los contactos cumplen los criterios

2.3 Sistema de Etiquetas

Las etiquetas te permiten categorizar contactos de forma flexible:

• Crear etiquetas: Haz clic en un contacto y agrega etiquetas en el campo correspondiente
• Código de colores: Asigna colores para identificación visual rápida
• Búsqueda por etiquetas: Filtra contactos usando una o varias etiquetas
• Etiquetas automáticas: Usa workflows para agregar etiquetas basadas en acciones

Ejemplos de Etiquetas Útiles:

• VIP - Clientes importantes
• Referido - Vino por recomendación
• Evento-2025 - Asistió a evento
• Alto-Valor - Potencial de compra alto
• Seguimiento-Semanal - Requiere contacto frecuente

2.4 Campos Personalizados

Captura información específica de tu negocio creando campos personalizados:

1. Ve a Configuración → Campos Personalizados
2. Selecciona el módulo (Contactos/Empresas/Oportunidades)
3. Haz clic en + Nuevo Campo
4. Configura:
   • Nombre: Descriptivo y claro
   • Tipo:
     • Texto (para respuestas cortas)
     • Área de texto (para notas largas)
     • Número (para valores numéricos)
     • Lista desplegable (opciones predefinidas)
     • Fecha (para fechas importantes)
     • Checkbox (sí/no)
     • URL (para enlaces)
   • Obligatorio: Si debe completarse siempre
   • Valor por defecto: Opcional

3. Pipeline de Ventas

El pipeline es donde gestionas todas tus oportunidades de venta desde el primer contacto hasta el cierre.

3.1 Crear una Oportunidad

Las oportunidades (deals) representan ventas potenciales:

1. Ve a Pipeline en el menú
2. Haz clic en + Nueva Oportunidad
3. Completa la información:
   • Nombre: Descripción de la venta (ej: "Licencia Anual - Empresa XYZ")
   • Contacto: Persona de contacto principal
   • Empresa: Organización compradora
   • Valor: Monto estimado de la venta
   • Moneda: Selecciona la moneda
   • Fecha de cierre estimada: Cuándo esperas cerrar
   • Etapa: Fase actual del proceso
   • Probabilidad: % de probabilidad de cierre
   • Vendedor asignado: Responsable de la venta
4. Agrega notas sobre la oportunidad
5. Haz clic en Crear

3.2 Mover Oportunidades por el Pipeline

Actualiza el estado de tus deals mientras avanzas en el proceso de venta:

Método 1: Drag & Drop

• En la vista Kanban, simplemente arrastra la tarjeta a la nueva etapa
• Se actualiza automáticamente la fecha de último movimiento
• Puedes agregar una nota sobre el cambio

Método 2: Desde el Detalle

• Abre la oportunidad
• Selecciona la nueva etapa en el dropdown
• Guarda los cambios

3.3 Configurar Etapas del Pipeline

Personaliza tu pipeline según tu proceso de ventas:

1. Ve a Configuración → Pipeline
2. Para cada etapa configura:
   • Nombre: Descriptivo y claro (ej: "Demostración Agendada")
   • Probabilidad de cierre: % estimado de éxito
   • Color: Para identificación visual
   • Automaciones: Acciones que se ejecutan al entrar a esta etapa
   • Campos obligatorios: Info que debe completarse en esta etapa
3. Ordena las etapas arrastrando

Ejemplo de Pipeline B2B:

1. Lead Nuevo (10%)
2. Contacto Inicial (20%)
3. Calificado (30%)
4. Demo Agendada (40%)
5. Propuesta Enviada (60%)
6. Negociación (80%)
7. Ganado (100%)
8. Perdido (0%)

3.4 Pronósticos de Venta

IKOMCRM calcula automáticamente pronósticos basados en tus oportunidades:

• Valor Total del Pipeline: Suma de todas las oportunidades activas
• Valor Ponderado: Multiplica el valor por la probabilidad de cada etapa
• Proyección Mensual: Oportunidades que se espera cerrar este mes
• Proyección Trimestral: Vista de próximos 3 meses
• Por Vendedor: Desempeño individual del equipo

4. Email Marketing

Crea y gestiona campañas de email marketing profesionales directamente desde el CRM.

4.1 Crear una Campaña

1. Ve a Marketing → Campañas
2. Haz clic en + Nueva Campaña
3. Configura los detalles:
   • Nombre: Identificador interno
   • Asunto: Lo que verá el destinatario
   • De (nombre): Nombre del remitente
   • De (email): Email verificado
   • Responder a: Email para respuestas
4. Selecciona destinatarios:
   • Segmento completo
   • Contactos individuales
   • Filtros personalizados
   • Lista importada
5. Diseña el contenido (ver sección 4.2)
6. Programa el envío o envía inmediatamente

4.2 Editor de Plantillas

IKOMCRM incluye un editor visual drag & drop para crear emails profesionales:

Componentes Disponibles:

• Texto: Párrafos y títulos
• Imagen: Fotos y gráficos
• Botón: Llamadas a la acción
• Divisor: Líneas separadoras
• Espaciador: Espacio en blanco
• Social: Iconos de redes sociales
• Video: Embeds de YouTube/Vimeo
• HTML: Código personalizado

Variables de Personalización:

Personaliza tus emails con información del contacto:

Plantillas Prediseñadas:

• Newsletter semanal
• Anuncio de producto
• Invitación a evento
• Follow-up post-venta
• Bienvenida a nuevos clientes
• Recordatorio de renovación

4.3 Automatización de Marketing

Crea workflows que se ejecutan automáticamente basados en triggers:

Crear un Workflow:

1. Ve a Automatización → Workflows
2. Haz clic en + Nuevo Workflow
3. Define el trigger (gatillo):
   • Nuevo contacto creado
   • Etiqueta agregada
   • Email abierto
   • Link clickeado
   • Formulario completado
   • Oportunidad movida de etapa
   • Fecha específica alcanzada
4. Agrega condiciones (opcional):
   • Si el contacto tiene etiqueta X
   • Si la empresa es de industria Y
   • Si el valor de deal es mayor a Z
5. Define acciones:
   • Enviar email
   • Agregar etiqueta
   • Asignar a vendedor
   • Crear tarea
   • Actualizar campo
   • Notificar al equipo
   • Webhook a sistema externo
6. Agrega esperas/delays entre acciones
7. Activa el workflow

Ejemplo de Workflow de Bienvenida:

1. Trigger: Nuevo contacto creado con etiqueta "Lead"
2. Acción 1: Enviar email de bienvenida inmediatamente
3. Espera: 2 días
4. Condición: Si NO abrió el email anterior
5. Acción 2: Enviar email de seguimiento
6. Espera: 3 días
7. Acción 3: Crear tarea para el vendedor: "Llamar a lead"

5. Integraciones

Conecta IKOMCRM con tus herramientas favoritas para centralizar tu operación.

5.1 Integración de Email (Gmail/Outlook)

Sincroniza tu bandeja de entrada con el CRM:

Configurar Gmail:

1. Ve a Configuración → Integraciones
2. Haz clic en Conectar Gmail
3. Autoriza el acceso con tu cuenta Google
4. Selecciona qué sincronizar:
   • Emails recibidos y enviados
   • Contactos de Gmail
   • Calendar
5. Configura reglas de sincronización

Configurar Outlook/Office 365:

1. Ve a Configuración → Integraciones
2. Haz clic en Conectar Microsoft 365
3. Inicia sesión con tu cuenta Microsoft
4. Autoriza los permisos necesarios
5. La sincronización comienza automáticamente

5.2 Calendario

Sincroniza reuniones y eventos:

• Todas las reuniones del CRM aparecen en tu Google Calendar / Outlook
• Los eventos del calendario externo se importan al CRM
• Invita a contactos directamente desde el CRM
• Recibe recordatorios en ambos sistemas

5.3 Telefonía (RingCentral/Ooma)

Integra tu sistema telefónico:

Funcionalidades:

• Click-to-call: Llama directamente desde el CRM
• Registro automático: Todas las llamadas se registran con duración y resultado
• Grabaciones: Guarda grabaciones de llamadas importantes
• Transcripciones: IA transcribe automáticamente las llamadas
• Pop-up de contacto: Cuando recibes una llamada, aparece la ficha del contacto

5.4 Zapier y Automatizaciones

Conecta IKOMCRM con más de 5,000 aplicaciones vía Zapier:

Ejemplos de Zaps Populares:

• Slack: Notifica al equipo cuando se cierra un deal
• Google Sheets: Exporta reportes automáticamente
• Typeform: Crea contactos desde formularios
• Calendly: Crea reuniones cuando alguien agenda
• Mailchimp: Sincroniza listas de email
• QuickBooks: Crea facturas automáticas
• Trello: Crea tarjetas para seguimiento
• Facebook Ads: Importa leads de campañas

Próximos Pasos

¡Felicitaciones! Ahora conoces todas las funcionalidades principales de IKOMCRM. Para profundizar más: